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INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 RELATIVO ALLA PROTEZIONE DELLE PERSONE FISICHE CON RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

 

TUBEX S.R.L., con Sede Legale in Via Milanese n. 4, 22040 Alserio (CO), C.F. 01458230131, è il Titolare del trattamento dei suoi dati personali (in seguito anche soltanto “Titolare”) che tratta in relazione alle prestazioni contrattuali concordate con i propri clienti e fornitori.

 

2. Dati personali che possono essere oggetto di trattamento

Il Titolare potrà trattare i seguenti dati comuni:

• dati anagrafici e recapiti personali: nome e cognome, indirizzo, altri dati di contatto (ad es. indirizzo e-mail e numero di telefono), data e luogo di nascita;
• estremi identificativi, quali i numeri di identificazione rilasciati da agenzie o enti governativi (ad esempio, a seconda del paese di residenza dell’interessato, numero di previdenza sociale o nazionale, numero di passaporto, numero di carta di identità, codice fiscale, tessera sanitaria);
• informazioni finanziarie: numero della carta di pagamento, numero di conto e coordinate bancarie e altre informazioni di carattere finanziario.

 

 

3. Finalità del trattamento

I dati personali forniti potranno essere trattati unicamente per le seguenti finalità:

1. a) gestione dell’anagrafica dei clienti e dei fornitori;
2. b) trasmissione di preventivi richiesti dai potenziali clienti e fornitori;
3. c) esecuzione della prestazione contrattuale, ivi inclusa l’esecuzione del contratto di fornitura, il riscontro a richieste di informazioni e la gestione delle attività, anche amministrativo-contabili, connesse all’esecuzione del rapporto tra le parti;
4. d) invio di comunicazioni di servizio e/o di documentazione relativa all’esecuzione del contratto;
5. e) adempimento di obblighi di legge.

 

 

4. Base legale dei trattamenti

Il trattamento per le finalità di cui ai punti a), b), c), d) è necessario per l’esecuzione dei rapporti negoziali intrattenuti tra il Titolare e l’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), del Regolamento UE 2016/679.

Il trattamento per le finalità di cui al punto e) è necessario per adempiere a obblighi di legge ai quali è soggetto il Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), del Regolamento UE 2016/679.

Il conferimento di tutte le predette categorie di dati è facoltativo per le finalità di cui ai punti a), b), c), d), e) ma, in difetto, non potranno essere eseguite le prestazioni contrattuali.

 

 

5. Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali potranno essere comunicati a:

– persone fisiche autorizzate dal Titolare al trattamento di dati personali previa sottoscrizione di un accordo di riservatezza;

– società che effettuano il trasporto e/o che curano il trasporto di merci su incarico del Titolare;

– componenti degli organi sociali, organismo di vigilanza (se nominato), soci (anche ai fini dell’esercizio dei diritti di cui all’art. 2476, c. 2, c.c.);

– società di elaborazione paghe, consulenti legali, enti previdenziali e assistenziali, organizzazioni sindacali, istituti di credito per finalità contabili-amministrative, commercialisti e consulenti fiscali, ovvero ad altri professionisti o società che prestino attività di assistenza e consulenza al Titolare;

– soggetti, enti o autorità ai quali sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di ordini delle autorità (es. Agenzia delle Entrate);

– altre persone espressamente indicate dall’interessato.

I dati personali non saranno ulteriormente diffusi o trasferiti ad un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.

 

 

 

6. Modalità e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato per le finalità precisate al precedente paragrafo 3, in conformità a quanto stabilito dall’articolo 5 del Regolamento UE 2016/679.

I dati personali sono conservati sia su supporto cartaceo sia su supporto digitale e potranno essere trattati anche attraverso mezzi telematici (email, sms, whatsapp) nel rispetto dei principi di liceità, legittimità, riservatezza e sicurezza previsti dalla normativa vigente.

I dati personali trattati per la finalità di cui alle lettere a), b), c), d) saranno conservati per dieci anni dalla cessazione dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali, salva in ogni caso l’ulteriore conservazione prevista dalle normative vigenti anche ai sensi dell’art. 2946 c.c.

I dati personali trattati per la finalità di cui alla lettera e) saranno conservati per la durata prevista dallo specifico obbligo di legge.

Riguardo ai dati dell’interessato non esiste un processo decisionale automatizzato né un trattamento che comporti la sua profilazione. Inoltre, il Titolare adotta misure tecniche ed organizzative previste dalla legge e/o comunque necessarie per garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei dati, dei servizi e dei sistemi impiegati per tutte le operazioni di trattamento, garantendo un elevato standard di sicurezza informatica.

 

 

7. Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, di accedere ai suoi dati personali ovvero di rettificarli, cancellarli o di opporsi al loro trattamento, o di richiedere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dagli artt. 15 ss. del Regolamento UE 2016/679.

Ogni richiesta dovrà essere trasmessa:

• via email, all’indirizzo info@tubex.it
• via PEC, all’indirizzo tubex@pcert.it
• per posta ordinaria, presso la Sede in Via Milanese 4, Alserio (CO) – 22040

Qualora il Titolare non fosse in grado di fornire una risposta adeguata a una richiesta di chiarimenti o a un reclamo, l’interessato avrà comunque il diritto di inoltrare un reclamo all’’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 Roma, Telefono: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it).

 

 

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INFORMATION NOTICE IN ACCORDANCE WITH ARTICLE 13 OF EU REGULATION 2016/679 ON THE PROTECTION OF NATURAL PERSONS WITH REGARD TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

 

1. Data Controller

TUBEX S.R.L., with registered office in Via Milanese n. 4, 22040 Alserio (CO), C.F. 01458230131 is the Data Controller  of the personal data (hereinafter “the Data Controller”) processed to comply with the contractual obligations agreed between the parties.

 

2. List of personal data processed

The Data Controller could process the following personal data:

• personal data and contact data:name, surname, address, other contact data (such as email address or telephone number), date and place of birth;
• identifying data, such as identification numbers given by governative agencies or institutions (i.e. national or social security system number, passport number, ID card number, tax code or insurance health code);
• financial information: credit card and bank account numbers, IBAN code and other financial information.

 

3. Purposes of processing

Personal data are processed to:

1. a) manage the database of costumers and suppliers;
2. b) deliver quotations to potential customers and suppliers;
3. c) fulfil the contract, even to execute the supply, feedback on enquiries and manage the requested activities;
4. d) transmit communications concerning the execution of the contract;
5. e) fulfil the obligations arising by laws.

 

4. Legal basis of processing

The process for purposes of points a) b) c) d) is necessary for the execution of contractual relationship between the Data Controller and the Data Subject according to art. 6, lett. c) of EU Regulation 2016/679.

The process for purpose of point e) is necessary in order to fulfil the obligations arising by laws according to art. 6, par.1, lett c) of EU Regulation 2016/679.

The denial to personal data processing implies our impossibility to be compliant with laws and/or contractual obligations.

 

5. Communication of data

Personal data can be communicated to:

– authorized persons to process personal data according to a confidentiality agreement;

– authorised companies for the delivery of the goods;

– members of the Board of Directors, Supervisory Board (if appointed), partners (i.e. according to article 2476 Civil Code);

– companies, consultant, professional figures providing processing services, or any other activity required by the Company and by its legal advisors or by other consultant;

– authorities to whom it is mandatory to communicate personal data according to laws, regulations or orders;

– other individuals authorized by the Data Subject.

Personal data will not be transmit to third countries or to international organization.

 

6. Personal data processing methods

Personal data processing consists in the collection, registration, organization, conservation, notification of such data. Processing of personal data is made for purposes specified in previous paragraph 3, in accordance with the provisions settled on art. 5 of EU Regulation 2016/679.

Personal data are saved either in paper and digital means and could be treated through electronic means (e mail, sms, whatsapp) in compliance with current law and the principles of transparency, confidentiality, lawfulness and propriety.

The Data Controller will process personal data for the time necessary to fulfil the obligations above mentioned and no longer than 10 years from the end of the relationship.

Personal data processed according to purpose e) will be stored for the maximum term provided by the specific law obligation.

Regarding the personal data of the Subject it does not exist an automated decision making process nor a process which entailed its profiling.

 

7. Rights of Data Subject

The Subject to whom the personal data relates has the right to obtain confirmation of the existence or not of that data, to be informed of its content and origin, verify its accuracy, or request additions, updates or amendments or to request the cancellation, transformation into an anonymous format, or restriction of any data processed in breach of the law, and object to its processing, in all cases, for legitimate reasons.

Every request should be transmitted;

-by email to the address info@tubex.it

-by PEC to the address tubex@pcert.it

-by ordinary mail to the registered office in Via Milanese 4, Alserio (CO) – 22040.

Should the data Controller not be able to give an adequate answer to a request for clarification or a complaint, the Data Subject shall be entitled to submit a complaint to the Authority for the protection of personal data (Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 Roma, Phone: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it).